automat

BESlUT

utan ROBOT

Öppna Sociala E-tjänster (ÖST) projektet syfte var att utveckla en mer öppen, tillgänglig, serviceinriktad och professionell socialtjänst.

JURIDIK (utdrag ur boken s.71)

 

Automatiserad ärendehandläggning väcker i grunden samma juridiska frågor som manuellt förvaltningsförfarande. Meningen är ju att handläggningen ska vara minst lika effektiv, rättssäker och lättförstålig för de enskilda, jämfört med traditionell handläggning. Ur juridisk synvinkel är det svårt att avstå från något av dessa intressen. Verksamhetens mål är med andra ord oförändrade. Det är vägen till målet som är delvis ny och som därför kan kräva viss eftertanke.

E-tjänster väcker juridiska frågor på olika plan. Här ska främst regler om dels informationshantering, dels beslutsfattande behandlas. Därefter ges några särskilda kommentarer om rättssäkerheten.

 

Informationshantering

Vissa juridiska frågor uppkommer vid all automatisering av informationshantering. Ett automatiserat system behöver ta hänsyn till regler om skydd för personuppgifter, arkivering, sekretess, diarieföring, arkivering och liknande. Vidare kan det för olika slags ärendetyper även finnas regler om hur ärenden ska hanteras (t.ex. på vilken nivå i organisationen beslut ska fattas, vilket beslutsunderlag som måste finnas och vilka yttranden som ska inhämtas).

Vid automatiserad informationsbehandling blir sålunda bland annat personuppgiftslagen (1998:204) tillämplig (5 §). Det innebär som utgångspunkt att enskilda måste lämna samtycke till behandling av personuppgifter, även om det finns vissa undantag som kan bli aktuella vid offentlig verksamhet (10 §). Uppgifter som hanteras inom socialtjänsten kategoriseras dessutom oftasom känsliga personuppgifter (13 §). Det medför att de ska hanteras med särskild försiktighet.

Vidare måste myndigheten försäkra sig om att den kan uppfylla de krav som följer av offentlighetsprincipen. Tryckfrihetsförordningen ger medborgarna samma rätt att ta del av elektroniskt lagrad information som pappersdokument (se särskilt 2 kap. 1 och 3 §§). Enskilda har alltså rätt att ta del av handlingar som inkommer till eller upprättas hos myndigheter, även om handlingarna är i elektronisk form (2 kap. 6 och 7 §§). Myndigheter måste enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ta hänsyn till offentlighetsprincipens krav när de organiserar sin informationshantering, och se till att det blir så smidigt som möjligt för enskilda att ta del av offentliga handlingar (se särskilt 4kap.). En övergång till elektronisk informationshantering påverkas också av regler myndigheters arkivering av handlingar. Här kan särskilt påminnas om reglerna i arkivlagen (1990:782).

De regler som primärt aktualiseras på detta plan är formella/processuella regler, dvs. regler som rör ärendehanteringen. Materiella regler, dvs. regler som i sak avgör frågan påverkas inte direkt (men utgör givetvis en grund för informationshanteringen). Alltså: kriterierna för när man kan få bygglov, socialbidrag, serveringstillstånd etc. är oförändrade, men regler om datahantering och om informationsflödet till den beslutande tjänstemannen kan beröras.

Frågor på detta plan har i viss mån behandlats ur juridisk synvinkel. Inte minst har Datainspektionen och E-delegationen tagit fram rapporter, rekommendationer och regler. (Se mer information på myndigheternas Internetsidor:www.datainspektionen.se och www.edelegationen.se.) Givetvis är dessa även relevanta för projekt som ÖST-projektet.

Beslutsfattande

Juridiska frågor på ett annat plan aktualiseras när förvaltningen –såsom i ÖST-projektet – vill gå vidare från system med automatiserade beslutsunderlag till system där besluten faktiskt fattas automatiskt. I så fall krävs noggranna analyser av de regler som används, både de materiella regler som bestämmer det faktiska resultatet och de formella regler som styr handläggningsprocessen. Behovet av sådana analyser har inte uppmärksammats lika mycket i juridisk litteratur. Därför har vi i ÖST- projektet framför allt riktat in oss på dem.

ÖST-projektet har emellertid lyckats identifiera biståndsinsatser som har sådan okomplicerad karaktär att de kan hanteras automatiskt, utan att det riskerar att strida mot vare sig social- eller kommunallagstiftningen. Vidare har vår utgångspunkt vid arbetet med projektet varit att det alltid behövs en möjlighet att lägga om till manuell handläggning. När det visar sig att ärendet av någon anledning inte är ett rent rutinärende ska en handläggare gripa in och ta mer personlig kontakt, eller i vart fall göra en självständig bedömning. Genom möjligheten till manuell handläggning riskerar inte automatiseringen att leda till att enskilda hamnar i en sämre position än annars. Mot denna bakgrund har lösningarna i ÖST-projektet utformats på ett sätt som ökar effektiviteten i förvaltningen med bibehållet skydd för enskildas rättsliga intressen.

Öppna Sociala eTjänster (ÖST) gjorde en kartläggning över processen Trygghetstelefon i Järfälla kommun.

 

Projektet utvecklade ansökan med automatbeslut. E-tjänsten är helt integrerad med det mottagande systemet vilket betyder att automat beslutet fattas i verksamhetssystemet. 

 

Se filmerna om nuläget och den färdiga lösningen.

E-tjänsten består av en automatiserad utrednings- och beslutsprocess vilket underlättar för både medborgaren och socialtjänsten.

 

Om medborgaren uppfyller vissa förbestämda kriterier skapar e-tjänsten ett beslut per automatik.

 

E-tjänsten effektiviserar verksamheten genom en 80 procentig minskning av administration och bättre information till medborgare.

RESULTAT NYTTOANALYS (utdrag ur boken s.120)

 

Totalt åtgick mellan 48,5 och 68,5 minuter arbetstid för att hantera ett ärende innan införandet av den öppna sociala e- tjänsten, se tabell 2. Spannet utgörs framförallt av skillnader i utredningstid när handläggaren ringer upp kunden och dels i samband arkiveringen om en kund är ny eller redan finns upplagd. Nya kunder kräver en ny mapp i arkivet vilket tar en viss tid att skapa.

Efter införandet av den öppna sociala e-tjänsten minskar arbetstiden till mellan 10-11 minuter per ärende. Detta innebär en reduktion av arbetstiden med omkring 80% (mellan 77% och 85%). Detta motsvarar en minskning av lönekostnaden med cirka 200 SEK. Järfälla hanterar omkring 400 ansökningar om trygghetstelefon per år vilket ger en total lönereduktion om 80.000 SEK per år.

Slutsats

En analys av nyttan med öppen social e-tjänst för trygghetstelefon har genomförts. Nyttan har avgränsats till den administrativa handläggningen av ansökan. Resultatet visar att såväl arbetstid som ledtid kan minskas. Arbetstiden för att handlägga en ansökan minskar med cirka 80% och ledtiden med åtminstone 40%. Den minskade arbetstiden motsvarar omkring 80.000 SEK per år i minskade lönekostnader för kommunens personal.

 

Öppna sociala e-tjänster verkar ha en stor potential att minska administrationen av rutinärenden. Detta skulle kunna innebära att kommunens tjänstemän får möjlighet att flytta arbetstid från rutinärenden till mer krävande ärenden. Härigenom kan yrkets professionalism stärkas något, vilket har diskuterats i Hugo Stranz användarstudie. Genom att införa öppna sociala e-tjänster för många av socialförvaltningens rutinärenden skulle denna effekt kunna bli betydande.

 

Nyttoanalysen är preliminär och saknar fortfarande viktiga delar i det att medborgarperspektivet ännu inte har analyserats. När dessutom e-tjänsterna för ledsagar- och avlösarservice tillkommer så ökar antalet utförarorganisationer. I fallet med trygghetstelefon finns i dagsläget endast en utförare. För ledsagar- och avlösarservice finns betydligt fler och medborgaren väljer utförare med hjälp av e-tjänsten. I och med detta kan det också uppstå större nyttor i utförarledet vilket också behöver utredas.

ÖPPNA GRÄNSSNITT OCH STANDARDMEDDELANDEN (s 113-114)

Öppna och tillgängliga system är nödvändigt för att skapa rationella och användbara e-tjänster. Öppenheten gäller tillgång till information som är standardiserad i form av begrepp, kvalitet och säkerhet. Öppenheten gäller också standardiserade och användbara funktioner när individen använder e-tjänsterna. Informationsutbyten mellan system måste också vara standardiserade, öppna och överenskomna. Detta benämns oftasom ”öppna gränssnitt”.

 

I e-tjänster skickas många olika typer av information mellan kunden (medborgare, företag) och kommunen. Det kan vara ansökningar, frågor, felanmälan, synpunkter, mottagningsbevis, betyg, beslut m fl. För att uppnå standardisering i informationsutbytet har ”Riktlinjer för utveckling avstandardmeddelanden/nyttomeddelanden för förenklatinformationsutbyte med elektroniska standarddokument” tagitsfram. Dessa är vägledande för utformning av informationsbegrepp och strukturer i de funktioner som upphandlats i nu aktuella ramavtal.

Gränssnitt för användning och anrop av standardiserade funktioner finns specificerade för eID, (former och kontroller vid legitimering och elektronisk underskrift) och SHS, (meddelandehantering, adressering och överenskommelser för transport). Förvaltningsgemensamma specifikationer används även i funktioner som Mina sidor, betalväxlar, elektroniska fakturor och fakturaväxlar, Mottagning och Utskick samt former och kontroll vid mottagning av elektroniska handlingar och elektroniska beslut.

En förutsättning för återanvändning av standardiserade funktioner är att det är tydligt vem som är ansvarig ägare av specifikationen (beskrivningen av informationsstrukturen eller systemgräns- snittet) och att ägaren gör den tillgänglig. Därför är det avgörande att kunden äger gränssnittet eller åtminstone äger tillgång till gränssnittet. Det blir då ett sätt att undvika eller bryta upp inlåsningseffekter i affärsmodeller.

Öppna system med öppna gränssnitt, öppna standardmeddelanden och funktioner är också nödvändigt för att öppen programvara ska utvecklas i rationella former.

© Copyright Pedtek 2020 

Sidan uppdaterad 2020-08-17

  • LinkedIn Social Icon